Polityka Prywatności i cookies

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest Viloway Sp. z o.o., adres: ul. Lasowicka 127, 42-620 Nakło Śląskie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000961415.

Możesz się z nami skontaktować mailowo: biuro@viloway.com

Dlaczego i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Strona internetowa

Kiedy korzystasz ze Strony przekazujesz dane osobowe takie, jak informacje o urządzeniu, z którego korzystasz, kraju z którego pochodzisz, wykorzystywanej przez Ciebie przeglądarce internetowej lub Twoim adresie IP.

Dane te wykorzystujemy w celu zapewnienia Ci możliwości prawidłowego wyświetlania znajdujących się na Stronie treści, zapewnienia bezpieczeństwa i możliwości likwidacji ewentualnych usterek technicznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Opcjonalna analityka i pomiar reklam wymagają Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane będą przetwarzane przez okres Twojej obecności na Stronie oraz przez czas, przez jaki przechowywane są na Twoim urządzeniu pliki cookies wykorzystywane na Stronie.

Kontakt e-mailowy

Kiedy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego, przekazujesz nam swój adres e-mail. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać kontakt.

W treści wiadomości możesz zawrzeć również inne dane osobowe.

Dane te wykorzystujemy w celu umożliwienia nawiązania i utrzymania kontaktu, na podstawie Twojej zgody wynikającej z zainicjowania kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane będą przetwarzane przez okres utrzymywania kontaktu. Po zakończeniu kontaktu dane zostaną zarchiwizowane i będą przechowywane w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami, w szczególności na potrzeby wykazania udzielenia przez Ciebie zgody.

Orders

W celu złożenia zamówienia w Sklepie musisz podać dane osobowe wskazane w formularzu zamówienia (imię i nazwisko, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu, NIP). Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia zamówienia.

Dane te wykorzystujemy w celu realizacji zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz dokonania rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji zamówienia, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.

Reklamacje i odstąpienie od umowy

W celu złożenia reklamacji lub odstąpienia od umowy przekazujesz dane osobowe zawarte w treści reklamacji lub oświadczeniu o odstąpieniu od umowy, takie jak imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by złożyć reklamację lub odstąpić od umowy.

Dane te wykorzystujemy w celu realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia od umowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.

Newsletter

Kiedy zapisujesz się do newslettera, przekazujesz swoje dane wpisane do formularza, takie jak imię oraz adres e-mail. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by zapisać się do newslettera.

Dane te wykorzystujemy w celu przesyłania newslettera, na podstawie Twojej zgody wyrażonej podczas zapisywania się do newslettera (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Dane będą przetwarzane przez czas funkcjonowania newslettera. Możesz w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji. W takim przypadku dane nie zostaną usunięte z bazy danych, ale będą nadal przechowywane w systemie mailingowym w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z przesyłaniem newslettera, w szczególności na potrzeby wykazania udzielenia przez Ciebie zgody, do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.

Account

W celu utworzenia Konta musisz podać dane takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, kraj. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta.

Dane będziemy przetwarzać w celu świadczenia usługi prowadzenia Konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane będą przetwarzane przez okres istnienia Konta, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.

Członkostwo w Vilo Club

W celu uzyskania członkostwa w Vilo Club musisz podać dane takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, kraj. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do uzyskania członkostwa.

Dane będziemy przetwarzać w celu zawarcia i wykonania umowy członkostwa w klubie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane będą przetwarzane przez czas trwania umowy, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy.

Profile na Facebooku i Instagramie, konto na YouTube

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w ramach naszych profili na Facebooku i Instagramie oraz konta na YouTube. Są to dane takie jak imię, nazwisko, wizerunek, treść komentarzy albo informacje, które przesyłasz przez czat. Przetwarzamy dane osób, które dokonały subskrypcji fanpage poprzez kliknięcie ikony „Lubię to" lub „Obserwuj", skorzystały z czata, opublikowały swój komentarz, pod postem/filmem.

Dane te uzyskaliśmy od właściciela danego portalu (Meta Platforms Ireland Ltd., Google LLC) oraz z Twojego publicznego profilu.

Dane te wykorzystujemy w celu administrowania i zarządzania profilami w mediach społecznościowych, komunikowania się z Tobą oraz kierowania do Ciebie treści marketingowych (art. 6 ust. 1. lit. f RODO).

Dane będą przetwarzane przez okres posiadania przez Ciebie konta na danym portalu lub do czasu zgłoszenia przez Ciebie sprzeciwu.

Pamiętaj, że zasady korzystania z konkretnego portalu i przetwarzania danych osobowych w ramach tego portalu ustala podmiot zarządzający tym portalem (np. Meta Platforms Ireland Limited w przypadku Facebooka i Instagrama). Koniecznie zapoznaj się z tymi zasadami.

Dodatkowe cele przetwarzania

Dodatkowo, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w następujących celach:

• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• archiwalnym i statystycznym,
• badania satysfakcji z oferowanych usług,
• kontaktu w celu przedstawienia oferty i marketingu bezpośredniego.
• zapewnienia bezpieczeństwa Strony i Sklepu - chronimy formularze przed botami za pomocą Google reCAPTCHA v3 (więcej w sekcji Pliki cookies),

Analityka oraz pomiar reklam Google i Meta

Google Analytics służy do analizy korzystania ze sklepu. Google Ads oraz Meta Pixel i Conversions API (CAPI) służą do pomiaru skuteczności kampanii i przypisywania zdarzeń, w tym zakupów, do reklam. CAPI przekazuje zdarzenia z naszego serwera. Korzystamy z Google Tag Manager do zarządzania tagami.

Stosujemy podstawowy tryb Consent Mode: tagi pomiarowe Google nie uruchamiają się przed zgodą na odpowiedni cel ani po odmowie. Analityka wymaga zgody analitycznej, a pomiar reklam - zgody reklamowej. Odmowa nie wyłącza koszyka, konta ani możliwości zakupów.

W zakresie wyrażonej zgody narzędzia mogą otrzymywać informacje o odwiedzinach i zdarzeniach, adresie i tytule strony, produktach, wartości zakupu i walucie, identyfikatorach przeglądarki i zdarzenia oraz parametrach technicznych połączenia. Wysyłkę serwerową Meta CAPI ograniczamy do zdarzenia, identyfikatorów technicznych, parametrów połączenia, adresu głównego witryny, a przy zakupie także łącznej wartości i waluty. CAPI nie przekazuje danych kontaktowych ani ich skrótów, danych adresowych klienta, szczegółów produktów ani ścieżek odwiedzanych stron. Identyfikatory techniczne nie oznaczają anonimowości danych.

Automatyczne skanowanie formularzy przez Meta Pixel jest wyłączone w kodzie sklepu. Enhanced Conversions, Google Signals, tagi remarketingu Google i WP Pixel są obecnie wyłączone. Zmiana zakresu wymagająca nowej zgody będzie poprzedzona aktualizacją informacji i ponownym wyborem.

Podstawą opcjonalnej analityki i pomiaru jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz, w zakresie zapisu i odczytu informacji w urządzeniu, art. 399 ustawy z 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej. Uzasadniony interes nie zastępuje odmowy lub wycofania zgody na te cele.

Google Ireland Limited przetwarza dane także w zakresie określonym w warunkach usług Google. Przy zbieraniu i przekazywaniu danych przez narzędzia biznesowe Meta występuje współadministrowanie z Meta Platforms Ireland Limited. Odpowiadamy za informowanie i wybór zgody w sklepie; Meta odpowiada za realizację swoich obowiązków dotyczących przetwarzania w jej systemach. Z żądaniem dotyczącym praw możesz zwrócić się do nas lub do Meta. Dalsze przetwarzanie przez Meta opisuje jej polityka prywatności.

Google - warunki przetwarzania danych | Google - warunki między administratorami | Meta - uzgodnienia współadministrowania | Polityka prywatności Meta

Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Przetwarzamy Twoje dane przez czas, który jest potrzebny do osiągnięcia konkretnego celu oraz:

• przez właściwy okres przedawnienia roszczeń określony w przepisach Kodeksu cywilnego,
• przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego - w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego,
• do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora lub do celów marketingowych,
• do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania - w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody,
• w odniesieniu do danych pomiarowych i cookies - przez okresy wskazane poniżej; dane użytkowników i zdarzeń w Google Analytics są obecnie objęte ustawieniem retencji 14 miesięcy. Ustawienie to nie określa okresu dostępności standardowych raportów zbiorczych. Przy nowej aktywności okres danych użytkownika może być odnawiany.

Po tym okresie dane zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Dane udostępniamy odbiorcom w zakresie potrzebnym do konkretnego celu. Nie każdy odbiorca jest podmiotem przetwarzającym w naszym imieniu: część działa jako odrębny administrator, a w określonym zakresie jako współadministrator. Odbiorcy obejmują następujące kategorie i podmioty:

Płatności

• PayU SA - operator płatności online (BLIK, karty, Google Pay, Apple Pay, przelewy) - Polityka prywatności PayU
• PayPal (Europe) S.à r.l. - operator płatności PayPal - Polityka prywatności PayPal

Logistyka i wysyłka

• InPost S.A. - usługi paczkomatowe i kurierskie
• DPD Polska Sp. z o.o. - usługi kurierskie
• inni przewoźnicy wybrani przez Klienta podczas składania zamówienia

Marketing i analityka

• Google Ireland Limited - Google Tag Manager (GTM-58RHJWNG), Google Analytics, Google Ads, reCAPTCHA v3
• Meta Platforms Ireland Limited - Meta Pixel (440393981718807) - reklamy Facebook i Instagram

Komunikacja z klientami i email marketing

• EmailLabs (Vercom S.A.) - dostawca infrastruktury SMTP do wysyłki wszystkich maili: transakcyjnych ze sklepu viloway.com (potwierdzenia zamówień, statusy wysyłki, faktury) oraz marketingowych z naszej platformy komunikacyjnej (newslettery, automatyzacje)

Uwaga: do zarządzania newsletterami i bazą subskrybentów wykorzystujemy autorskie oprogramowanie zainstalowane na naszym własnym serwerze - dane nie są przekazywane do zewnętrznego dostawcy email marketingu.

Hosting i infrastruktura

• Hetzner Online GmbH (serwery w Niemczech, EOG) - hosting sklepu viloway.com
• LH.pl Sp. z o.o. (serwery w Polsce, EOG) - hosting platformy komunikacja.viloway.com

Inne podmioty

• biuro księgowe i podatkowe (faktury, rozliczenia)
• kancelarie prawne (w razie sporów)
• organy państwowe uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. organy podatkowe, sądy, prokuratura)

Podmioty przetwarzające w naszym imieniu powinny działać na podstawie umów z art. 28 RODO. Google Analytics jest usługą przetwarzania danych na nasze zlecenie. Dla usług pomiaru reklam Google stosuje warunki ochrony danych między administratorami. Zakres współadministrowania z Meta opisujemy w sekcji o pomiarze. Operatorzy płatności i inne podmioty realizujące własne obowiązki przetwarzają dane także jako odrębni administratorzy.

Na Stronie znajdują się odnośniki do naszych profili na portalach społecznościowych. Po zgodzie na pomiar reklam Meta może otrzymywać dane przez Pixel i CAPI również bez kliknięcia odnośnika do naszego profilu. Pamiętaj, aby zapoznać się z polityką prywatności i regulaminem tych portali.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług Google i Meta może wiązać się z przekazywaniem danych do USA. EU-US Data Privacy Framework dotyczy certyfikowanych podmiotów amerykańskich, w tym Google LLC i Meta Platforms, Inc., w zakresie objętym ich certyfikacją. Nie jest to certyfikacja europejskich spółek Google Ireland Limited ani Meta Platforms Ireland Limited.

W zakresie objętym aktywną certyfikacją podstawą transferu jest decyzja Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795. Dla transferów nieobjętych decyzją o odpowiednim stopniu ochrony stosuje się zabezpieczenia wymagane rozdziałem V RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zgodnie z warunkami danej usługi. Podstawa transferu nie zastępuje zgody na opcjonalny pomiar.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach i możliwość uzyskania ich kopii zapewniamy pod adresem rodo@viloway.com. Aktualny zakres certyfikacji można sprawdzić w rejestrze Data Privacy Framework.

Google LLC - wpis DPF | Meta Platforms, Inc. - wpis DPF

Jakie są Twoje prawa?

W związku z tym, że przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz określone prawa wynikające z RODO. Pamiętaj, że z niektórych praw możesz skorzystać tylko w konkretnych sytuacjach.

Co do zasady, możesz:

• żądać udzielenia informacji o tym, jakie dane osobowe dotyczące Ciebie przetwarzamy oraz jak to robimy (tzw. prawo dostępu - art. 15 RODO),
• żądać sprostowania Twoich danych, jeżeli staną się nieaktualne, niekompletne lub w inny sposób niepoprawne (art. 16 RODO),
• żądać usunięcia Twoich danych, jeżeli uznasz, że Twoje dane osobowe nie powinny być już przez nas przechowywane (tzw. prawo do bycia zapomnianym - art. 17 RODO; w określonych przypadkach możemy odmówić usunięcia danych, np. gdy mamy obowiązek prawny ich przechowywania),
• żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych (art. 18 RODO),
• żądać przeniesienia Twoich danych do innego administratora (prawo do przenoszenia danych - art. 20 RODO; przysługuje Ci, jeśli zawarłeś z nami umowę lub wyraziłeś odrębną zgodę),
• w każdym czasie cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody (art. 7 ust. 3 RODO) - cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania tych danych, które przetwarzamy na podstawie swojego uzasadnionego interesu, w tym sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego i profilowania (art. 21 RODO),
• wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), gdy uznasz, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Jak skorzystać z Twoich praw?

Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, skontaktuj się z nami:

• mailowo: rodo@viloway.com (dedykowany adres do spraw RODO),
• mailowo: biuro@viloway.com (kontakt ogólny),
• listownie: ul. Lasowicka 127, 42-620 Nakło Śląskie.

Czas reakcji: Na Twoje żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO). W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące - w takim przypadku poinformujemy Cię o przedłużeniu i jego przyczynach w ciągu pierwszego miesiąca.

Aby zweryfikować Twoją tożsamość, możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje (art. 12 ust. 6 RODO).

Realizacja żądań w ramach Twoich praw RODO jest bezpłatna. W przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych (np. powtarzających się), możemy pobrać rozsądną opłatę lub odmówić działania zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO.

Ochrona danych osobowych dzieci

Nasza Strona i Sklep nie są kierowane do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 16 lat.

Aby założyć Konto, dokonać zakupu, zapisać się do newslettera lub uzyskać członkostwo Vilo Club, należy mieć ukończone 18 lat (lub zawarcie umowy musi nastąpić przez przedstawiciela ustawowego - rodzica/opiekuna).

Jeżeli jesteś rodzicem lub opiekunem prawnym i podejrzewasz, że Twoje dziecko poniżej 16 lat przekazało nam swoje dane osobowe bez Twojej zgody, prosimy o niezwłoczny kontakt: rodo@viloway.com. Niezwłocznie usuniemy takie dane.

Personalizacja i profilowanie

Opcjonalne profilowanie reklamowe oparte na zachowaniu w sklepie wymaga zgody na personalizację reklam. Nie opieramy go na uzasadnionym interesie po odmowie użytkownika. Tagi remarketingu Google są obecnie wstrzymane.

Nie podejmujemy wobec Ciebie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację. Zgodę można wycofać w panelu prywatności. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można zgłosić na rodo@viloway.com.

Cookies i pamięć przeglądarki

Cookies są niewielkimi zapisami w przeglądarce. Korzystamy także z jej pamięci lokalnej (localStorage). Niezbędne mechanizmy obsługują sesję, koszyk, logowanie, bezpieczeństwo formularzy i zapamiętanie wyboru prywatności. Identyfikatory techniczne mogą stanowić dane osobowe.

Art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej informacji i zgody na zapis lub odczyt informacji z urządzenia, z wyjątkami wskazanymi w tym przepisie, m.in. dla operacji niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Opcjonalne narzędzia pomiarowe nie korzystają z tego wyjątku.

Analityka obejmuje analizę korzystania ze sklepu w Google Analytics. Pomiar reklam obejmuje przypisywanie odwiedzin i zakupów do kampanii Google Ads oraz Meta. Personalizacja jest odrębnym celem dopasowania reklam. Cele opcjonalne są domyślnie wyłączone i nie są warunkiem zakupów.

Pliki sesyjne działają przez sesję przeglądarki, a stałe do upływu terminu, usunięcia lub cofnięcia odpowiedniej zgody. Ograniczenia przeglądarki mogą skrócić okres ważności. Wycofanie zatrzymuje dalszy pomiar i usuwa dostępne dla sklepu własne identyfikatory opcjonalne. Nie cofa już wykonanej wysyłki ani nie pozwala stronie skasować cookies zapisanych pod domeną innego dostawcy.

Zarządzanie zgodami

Korzystamy z własnego panelu prywatności Viloway. Pozwala on osobno wybrać analitykę, pomiar reklam i personalizację. Przy pierwszej wizycie możesz wybrać „Odrzuć opcjonalne”, „Akceptuj wszystkie” albo „Dostosuj”. Decyzji z wcześniejszego panelu CookieYes nie przenosimy automatycznie do nowego zakresu informacji.

Wybór zapamiętujemy do 365 dni. Po upływie tego okresu albo istotnej zmianie informacji prosimy o ponowną decyzję. Dowód decyzji przechowujemy do 5 lat od jej zapisania, na potrzeby wykazania wyboru i obsługi skarg lub roszczeń. Jest to przyjęty okres retencji, a nie ustawowy czas ważności cookies.

Dowód zawiera losowy identyfikator kontekstu przeglądarki i decyzji, czas, wybrane cele, rodzaj działania i wersję wyświetlonej informacji. Rejestr nie wymaga podania imienia, e-maila ani telefonu. Przy zakupie identyfikator decyzji może być powiązany z zamówieniem, aby sprawdzić zgodę na pomiar zakupu. Sam identyfikator przeglądarki nie potwierdza tożsamości osoby.

W każdej chwili otworzysz panel przez ikonę ciasteczka w lewym dolnym rogu strony. Aby wycofać zgodę, odrzuć cele opcjonalne lub zapisz ich wyłączenie. Wycofanie jest równie dostępne jak udzielenie zgody i działa na przyszłość. Odmowa nie blokuje zakupów.

Możesz usuwać cookies również w ustawieniach przeglądarki. Samo usunięcie cookies nie usuwa dowodów zapisanych wcześniej na serwerze i nie wysyła do rejestru nowej decyzji o wycofaniu. Nie powoduje też usunięcia danych już otrzymanych przez dostawcę. Wnioski dotyczące tych danych kieruj na rodo@viloway.com.

Zestawienie cookies i pamięci lokalnej

Poniższe zestawienie opisuje mechanizmy sklepu. Własny panel nie może usuwać cookies pod domenami Google lub Meta; można zarządzać nimi w przeglądarce i ustawieniach dostawcy. Narzędzia wyłączone nie otrzymują nowych danych przez nasze tagi. Dane z wcześniejszych wizyt mogą pozostać u dostawców zgodnie z ich zasadami.

Dla ochrony wybranych formularzy może działać Google reCAPTCHA, które przetwarza parametry urządzenia i interakcji oraz może zapisać _GRECAPTCHA. Nie służy to analityce sklepu ani reklamie. Zasady usługi opisuje polityka prywatności Google. Płatności i usługi zewnętrzne uruchomione na Twoje żądanie mogą korzystać z własnych mechanizmów opisanych w ich informacjach o prywatności.